一、总体思路：一张订单的生命周期
本教程不按模块拆开讲，而是按照企业真实业务流程，从头到尾跑通一次：
采购 → 入库 → 销售 → 出库 → 收款/付款 → 财务对账 → 期末结账
你只要完整跑通一遍，就能真正理解 ERPNext 的底层逻辑：
业务单据 → 库存台账（Stock Ledger，库存台账） → 总账分录（GL Entry，总账分录） → 财务报表（Financial Reports，财务报表）
第一阶段：基础设置（只做一次）
1.1 公司（Company，公司）与会计年度（Fiscal Year，会计年度）
路径：设置（Settings） → 公司（Company） → 新建（New）
必填字段
- 公司名称（Company Name，公司名称）
- 简称（Abbr，简称）
- 默认货币（Default Currency，默认货币）
例如：人民币 CNY - 财年开始月份（Fiscal Year Start Month，财年开始月）
通常设置为 1 月 - 默认银行账户（Default Bank Account，默认银行账户）
为什么这一步最重要
这是所有业务单据的“根”。
后续所有：
- 销售发票（Sales Invoice，销售发票）
- 采购发票（Purchase Invoice，采购发票）
- 收付款凭证（Payment Entry，收付款凭证）
- 财务报表
都必须归属于某个公司。
1.2 科目表（Chart of Accounts，科目表）
路径：会计（Accounting） → 科目表（Chart of Accounts）
建议导入中国标准模板，常见核心科目：
- 1001 库存现金
- 1002 银行存款
- 1122 应收账款
- 2202 应付账款
- 1405 库存商品
- 5001 主营业务收入
- 5401 主营业务成本
核心理解
科目表就是整个财务系统的骨架。
所有业务动作最后都会变成：
- 借哪个科目
- 贷哪个科目
1.3 仓库（Warehouse，仓库）
路径：库存（Stock） → 仓库（Warehouse） → 新建（New）
建议至少创建：
- 原材料仓（Raw Material Warehouse，原材料仓）
- 成品仓（Finished Goods Warehouse，成品仓）
- 销售出库仓（Dispatch Warehouse，销售仓）
1.4 商品（Item，商品）
路径：库存（Stock） → 商品（Item） → 新建（New）
关键字段
- 商品类型（Item Group，商品分类）
- 是否库存商品（Maintain Stock，是否管理库存）
- 计量单位（UOM，计量单位）
- 默认仓库（Default Warehouse，默认仓库）
- 商品税模板（Item Tax Template，商品税模板）
为什么它是核心
Item（商品）是 ERPNext 的核心实体。
几乎所有流程都围绕它：
- 采购
- 销售
- 库存
- BOM
- MRP
- 成本核算
1.5 供应商（Supplier，供应商）和客户（Customer，客户）
分别在：
- 采购（Buying） → 供应商（Supplier）
- 销售（Selling） → 客户（Customer）
关键绑定
- 付款条款（Payment Terms，付款条款）
- 默认税模板（Tax Template，税模板）
- 默认应收科目（Receivable Account，应收科目）
- 默认应付科目（Payable Account，应付科目）
第二阶段：采购流程（Procure-to-Pay，采购到付款）
2.1 物料申请（Material Request，物料申请）
路径：库存（Stock） → 物料申请（Material Request）
例如申请采购：
- 商品 A
- 数量 100
- 预计采购价 ¥50
提交后作用
系统记录采购需求，状态变为：
待采购（Pending Purchase，待采购）
2.2 采购订单（Purchase Order，采购订单）
从物料申请点击：
创建（Create） → 采购订单（Purchase Order）
提交后影响
- 锁定采购需求
- 进入供应商执行阶段
- 库存不变
- 财务不变
因为货还没到。
2.3 采购收货（Purchase Receipt，采购收货）
从采购订单点击：
创建收货单（Create Purchase Receipt）
假设实收 98 个
提交后自动发生
- 库存 +98
- 生成库存台账（Stock Ledger Entry，库存台账）
- 库存资产增加：98 × 50 = ¥4,900
核心理解
这一刻开始：
库存系统已经有货了，但财务还没确认应付。
2.4 采购发票（Purchase Invoice，采购发票）
从采购收货单创建采购发票。
提交后自动生成总账分录
- 借：库存商品（Inventory，库存商品） ¥4,900
- 贷：应付账款（Accounts Payable，应付账款） ¥4,900
核心理解
这一步才真正影响财务。
2.5 付款（Payment Entry，付款凭证）
路径：会计（Accounting） → 付款凭证（Payment Entry）
提交后自动对账
- 银行存款减少
- 应付账款清零
- 自动核销采购发票
完整采购闭环完成。
第三阶段：销售流程（Order-to-Cash，销售到收款）
3.1 报价单（Quotation，报价单）
路径：销售（Selling） → 报价单（Quotation）
特点
只用于商务报价：
- 不影响库存
- 不影响财务
3.2 销售订单（Sales Order，销售订单）
客户确认后，从报价单创建销售订单。
例如销售 80 个
提交后自动发生
系统锁定库存：
- 在手（Actual Qty，在手）：98
- 预留（Reserved Qty，预留）：80
- 可用（Available Qty，可用）：18
3.3 出库（Delivery Note，出库单）
从销售订单创建：
出库单（Delivery Note，出库单）
提交后自动发生
- 库存 -80
- 生成库存台账（Stock Ledger Entry，库存台账）
- 自动结转成本
成本结转依据
系统根据：
- 移动平均（Moving Average，移动平均）
- FIFO（先进先出）
自动计算主营业务成本。
3.4 销售发票（Sales Invoice，销售发票）
从出库单创建销售发票。
提交后自动生成总账分录
- 借：应收账款（Accounts Receivable，应收账款）
- 贷：主营业务收入（Revenue，主营收入）
同时自动确认：
- 借：主营业务成本（COGS，主营成本）
- 贷：库存商品（Inventory，库存商品）
这是 ERPNext 最核心的自动联动
业务出库和财务确认完全自动联动。
3.5 收款（Payment Entry，收款凭证）
路径同付款一致。
提交后自动发生
- 银行存款增加
- 应收账款清零
- 自动核销销售发票
完整销售闭环完成。
第四阶段：关键关联逻辑图
采购订单 → 采购收货 → 库存增加 → 采购发票 → 应付账款 → 付款
销售订单 → 出库单 → 库存减少 → 销售发票 → 应收账款 → 收款第五阶段：期末操作
5.1 库存盘点（Stock Reconciliation，库存盘点）
路径：库存（Stock） → 库存盘点（Stock Reconciliation）
作用：
对比：
- 系统库存
- 实际库存
自动生成盘盈盘亏凭证。
5.2 银行对账（Bank Reconciliation，银行对账）
路径：会计（Accounting） → 银行对账（Bank Reconciliation）
导入银行流水 CSV 后：
逐笔匹配：
- 收款凭证
- 付款凭证
- 手续费
- 未达账项
5.3 期末结账（Period Closing Voucher，期末结账凭证）
路径：会计（Accounting） → 期末结账凭证（Period Closing Voucher）
系统自动将：
收入 – 成本 – 费用 = 本期利润
结转到：
未分配利润（Retained Earnings，留存收益）
新期间损益类科目从零开始。
六、核心数据流总结
| 业务动作 | 系统自动记录 |
|---|---|
| 提交采购收货 | Stock Ledger Entry（库存台账，库存+） |
| 提交采购发票 | GL Entry（总账分录，应付+） |
| 提交销售出库 | Stock Ledger Entry（库存台账，库存-） |
| 提交销售发票 | GL Entry（总账分录，应收+收入+成本） |
| 提交付款/收款 | GL Entry（总账分录，银行±，往来清零） |
七、最核心设计哲学（一定要理解）
ERPNext 的核心原则：
只有提交（Submit，提交）才真正产生业务和财务影响。
Draft（草稿）
可以随时修改。
Submit（提交）
正式入账，进入库存和财务系统。
修改正确流程
取消（Cancel） → 修改 → 重新提交（Amend + Submit）
这样可以确保：
- 全部可追溯
- 审计链完整
- 不允许偷偷改历史账
这也是 ERPNext 特别适合企业规范化管理的核心原因。