ERPNext里面，审批大体上可以分成 两套机制：
一、通用工作流：按角色审批
这一套就是系统里的：
- Workflow（工作流）
- Role（角色）
- User（用户）
它的基本逻辑是：
不是先指定“某一个人”审批，
而是先指定“某一个角色”审批。
只要某个用户拥有这个 Role（角色），他就可以执行这个审批动作。
你可以这样理解
比如你做一个付款审批流程：
- 第一步：员工提交
- 第二步：财务审核
- 第三步：总经理批准
这时候你在 Workflow（工作流） 里面配置的，通常不是“张三”“李四”这种具体名字，
而是：
- Accounts User（财务用户）
- Accounts Manager（财务经理）
- HR Manager（人事经理）
- System Manager（系统管理员）
- 或者你自己新建的审批角色
也就是说：
谁能审批，取决于他有没有这个角色
如果一个用户被分配了某个 Role（角色），
那他就能对对应状态的单据执行：
- Approve（批准）
- Reject（驳回）
- Verify（确认）
- Submit（提交）
- Cancel（取消）
所以你说的这句话，对“标准 Workflow”来说基本是对的：
必须先把人员定义一个角色，属于那个角色的人员，才能做对应审批。
二、HRMS 里的指定审批人：按具体人审批
但 ERPNext 里还有另一种情况，尤其是在 HRMS（人力资源模块） 里面。
像这些场景，系统往往不只是按角色来做：
- Leave Application（请假申请）
- Expense Claim（费用报销）
- Shift Request（班次调整申请）
- 某些考勤、人事类审批
这类场景经常支持：
直接指定“具体某个人”作为审批人，
而不只是指定一个角色。
三、什么意思？举个最简单的例子
比如员工 A 提交请假单：
- 如果走标准 Workflow（工作流），你可能配置的是：
- 由 HR Manager（人事经理） 审批
- 但在 HRMS 场景下，也可以设置成：
- 员工 A 的请假审批人就是 某一个具体用户
这时候就不是“谁有人事经理角色，谁都能批”，
而是“系统指定的那个人来批”。
四、ERPNext 里为什么会有这两套机制？
因为两类业务的需求不同。
1）通用单据审批，更适合按角色
比如这些业务：
- 采购申请
- 付款申请
- 合同审批
- 自定义表单审批
这些流程更强调“岗位职责”，
所以适合用 Role（角色） 来控制。
比如：
- 财务经理这个岗位谁在做，谁就审批
- HR 经理这个岗位谁在做，谁就审批
这样人员变动时，不需要每次去改工作流，
只要改用户的 Role（角色） 分配就行。
2）人事类审批，更适合按具体人
比如：
- 员工请假
- 员工报销
- 员工调班
这些往往是“谁的直属上级批”“谁的部门负责人批”，
所以更适合直接指定到 User（用户） 级别。
这样会更贴近真实管理场景。
五、你最关心的问题：是不是一定要先定义角色？
答案是：
不是所有审批都必须先靠角色。
要分情况看：
情况 1：标准 Workflow（工作流）
一般是要先定义 Role（角色） 的。
也就是：
- 先建好 Role（角色）
- 再把 User（用户） 分配到这个角色
- 然后在 Workflow（工作流） 中配置这个角色可以执行什么动作
这时，审批权限主要是靠 Role（角色） 来控制。
情况 2：HRMS 指定审批人
可以直接指定具体 User（用户） 作为审批人。
这时不一定非要靠角色来决定“谁审批”，
系统也可能通过：
- 员工档案中的审批人设置
- 部门层级中的审批人设置
- 文档共享机制
把某张单据的审批权，直接给某一个具体用户。
也就是说：
在 HRMS 场景下，
审批人可以是“具体某个人”，
不一定非得是“某个角色下面的人”。
六、你可以把它理解成下面这个区别
| 机制 | 系统字段/概念 | 控制方式 | 粒度 | 适合场景 |
|---|---|---|---|---|
| 通用工作流 | Workflow（工作流） + Role（角色） | 谁拥有这个角色，谁能审批 | 角色级 | 采购、付款、自定义审批 |
| 指定审批人 | User（用户） / 员工审批人 | 直接指定某个人审批 | 人员级 | 请假、报销、调班、人事流程 |
七、总结
标准 Workflow（工作流）
是：
先定义角色，再让有这个角色的人去审批。
HRMS 指定审批人
是：
直接指定某一个人来审批。
八、最实用的落地判断方法
你以后看 ERPNext 审批时，可以直接用这个方法判断：
如果你看到的是：
- Workflow（工作流）
- Workflow State（工作流状态）
- Transition（流转动作）
- Role（角色）
那基本就是：
按角色审批
如果你看到的是：
- 员工档案里维护审批人
- 部门里维护审批人
- 某张单据自动共享给某个人
- 某类 HR 单据只能某个具体人处理
那基本就是：
按具体用户审批
九、结论
ERPNext 不是只有一种审批方式。
- Workflow（工作流）：主要按 Role（角色） 审批
- HRMS 人事类流程：可以按 User（用户） 指定具体审批人
ERPNext 的通用审批偏“角色驱动”，而 HRMS 的部分审批支持“具体人驱动”。